Dat opdrachten en projecten op een kwalitatieve manier moeten afgewerkt worden spreekt voor zich, toch? Maar bestaan er al vaste workflows om kwaliteitscontroles uit te oefenen? Want soms geraak je overweldigd door de drukte van de dag, en dan sluipen er foutjes in het werk. Dit is waar checklists om de hoek komen kijken! Hieronder vind je 10 x inspiratie om te werken met checklists die je helpen naar ‘next level operational excellence’ 😉
10 x inspiratie voor checklist procedures
1. Uitschrijven en publiceren van blogberichten
Marketing is fun! Bij het uitbouwen van een campagne geldt vaak: hoe creatiever, hoe beter. Toch komen hier ook technische aspecten bij kijken. Want je wilt toch dat je marketinginspanningen een mooie ROI bereiken? Om bij het uitwerken van een blogbericht doordacht te werk te gaan, start je met een brainstorm en een zoektermonderzoek om te identificeren op welke vraag je kennisartikel het antwoord zal geven. Je zorgt voor een passende afbeelding en blogstructuur, bepaalt een URL, tussentitels en metagegevens die in lijn liggen met je focuszoekterm. En dan moet je blog natuurlijk kenbaar gemaakt worden aan de wereld. Zet al deze sub-taken op een rijtje in een checklist-procedure en de ROI zal er ongetwijfeld op vooruit gaan!
2. Onboarding van een nieuwe collega
Gaat je team uitbreiden of krijg je een stagiair over de vloer? Dat brengt heel wat voorbereiding met zich mee. Om proactief te zorgen voor een optimale start, kan je ook hier werken met een checklist. Een aantal checks hebben betrekking tot de preboarding-fase. Denk aan voorbereidende gesprekken, het ondertekenen van de overeenkomst, en het inrichten van de werkplek alvorens de eerste werkdag plaatsvindt. Ook de eerste werkdag van het onboardingproces heeft een vast stramien. Van het onthaal, tot de rondgang en kennismaking met het team, tot een kort feedbackmoment voor het naar huis gaan. Deze onboarding zet zich voort met specifieke taken tijdens de eerste werkweek, de eerste maand, het eerste kwartaal en eventueel halfjaarlijkse routines. Met een checklist-procedure voor het onboarden van een nieuwe collega wordt de eerste indruk als nieuwe werkgever nog een pak sterker!
3. Onboarding van een nieuwe klant
Heb je een nieuwe klant mogen verwelkomen? Yay! Of brengt dit toch kortstondige chaos met zich mee omdat je écht niets mag vergeten? Dan is het handig dat je voor het onthaal van een nieuwe klant een geheugensteuntje voorziet. Van het aanmaken van het klantendossier in je boekhoudpakket tot de opvolgingsmail na een eerste levering. En misschien krijgen nieuwe klanten ook wel een presentje? Je neemt het allemaal op in een client onboarding checklist.
4. Opstarten en afsluiten van de werkdag
Zijn er op de werkvloer vaste routines die plaatsvinden aan het begin en aan het einde van de werkdag? Denk aan het in-, en uitschakelen van het alarmsysteem, het tijdig aanzetten of doven van de lichten en het bemannen van de telefoon. Handig toch, als je team hieraan wordt herinnerd door middel van een vaste checklist?
5. Afsluiten van de werkweek
En zo zijn er wellicht ook wekelijks terugkerende routines. Aan de kantoren van Teamify wordt op donderdag de papiercontainer buiten gezet. Op vrijdag vindt er een ‘cleaning marathon’ plaats. Een externe poetsdienst komt de werkplekken reinigen, de plantjes water geven en de vloer stofzuigen en dweilen. Maar wat als deze dienst er uitzonderlijk niet is? Daarvoor hebben we onze ‘cleaning checklist’. Het resultaat: een kantoor dat er spik & span uitziet!
Wist je dat we trouwens ook werken met een checklist voor het afsluiten van ons werkjaar?
6. Checklist voor je reiskoffer bij een zakenreis
Ga je regelmatig naar een buitenlands event of op zakenreis? Vergeet je keer op keer wel iets mee te nemen? Maak dan eens een checklist over de benodigdheden die in je koffer moeten, én de boekingen die moeten gebeuren. Geen vergeten brochures of visitekaartjes meer! Steeds een geboekt hotel bij aankomst. Handig!
7. Opvolging van een klantproject
Ook voor het opvolgen van je klantenprojecten is een checklist-procedure een ideale stok achter de deur. Zo kan je van start tot finish alle projectfases opnemen, elk met hun bijhorende actielijst. Denk aan de voorbereidende taken, de analysefase, de designfase, de ontwikkelingsfase (met sprints en feedbackmomenten), de implementatie, oplevering en eventuele training. Je plaatst er alle nodige kwaliteitscontroles in zodat de klant omvergeblazen wordt. Zo’n project-checklist is ook heel handig wanneer je met meerdere collega’s aan éénzelfde project werkt en steeds een actueel zicht wilt hebben op het voortgangspercentage.
8. Creëren van content voor social media
Verzamel alle stappen die je doorloopt voor content creatie op je sociale mediakanalen. Van content curation (het verzamelen van ideeën), tot het opstellen van een kalender met campagnes en het voorzien van passend beeldmateriaal in vaste sjablonen die in lijn zijn met je huisstijl. Een goede voorbereiding helpt om je planning op punt te houden.
9. Uitvoeren van wettelijke aangiftes
Ook voor de boekhoudkundige taken zijn checklists welkom. Denk bijvoorbeeld aan de maandelijkse btw-aangifte, de te verzamelen documenten voor de personenbelastingaangifte en de vennootschapsaangifte, het voorbereiden van een eventuele Recupel-aangifte en de afsluiting van het boekjaar. Een grote “Hallelujah” wanneer dit optimaal is voorbereid!
10. Maandelijkse teammeetings
Hou je maandelijks een overlegmoment met je team? Of is dit de bedoeling maar mis je de tijd om deze meeting efficiënt voor te bereiden? Dankzij een checklist breng je hier structuur in en delegeer je de voorbereidende werken makkelijk naar je office manager. Zo hoef jij enkel nog je aanwezigheid aan te vinken! 😉
Werk jij al met bedrijfsprocedures, instructies en checklists? Of mis je nog een handige tool om je te helpen om effectief te delegeren?
Neem contact op met team Teamify. We tonen je graag op welke manier we jouw dagelijkse werking kunnen helpen stroomlijnen. Maar ehhh, misschien ben je al overtuigd? Meld je bedrijf hier direct aan en join the campfire!
